Word non avrebbe bisogno di introduzioni. Infatti, è da diverso tempo uno dei programmi più diffusi al mondo, sia su sistemi operativi Windows sia Mac OS. Si tratta di un programma di scrittura digitale facente parte della suite Microsoft Office e, dal 2013, del ben più grande servizio offerto da Microsoft ovvero Microsoft 365 (fino allo scorso anno, chiamato Office 365).
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Con questo programma oltre che l’elaborazione dei testi, è possibile formattare la struttura della pagina e del testo a proprio piacimento (dal cambiare il tipo di carattere utilizzato per la scrittura, a cambiare l’intero layout della pagina).
Facendo parte della suite di Office, è, insieme a Excel e PowerPoint, uno dei must have all’interno di un curriculum di un candidato ad un ruolo amministrativo (e non solo). Nascono per questo percorsi formativi come il corso di Word organizzato da MAC Formazione. Analizziamo però quelli che sono i punti chiave per la creazione di un documento Word.
La creazione di un file su Word
All’apertura del programma ci si trova davanti alla prima scelta: “creare un formato da zero o affidarsi a degli stili preimpostati?”.
Vi è, infatti, aperto il programma, la possibilità di affidarsi a dei layout proposti stesso da Word presenti sotto la voce di “altri modelli”.
Uno dei modelli da prendere in considerazione è il “documento a spaziatura singola”. Si tratta di un documento semplice il cui utilizzo è destinato a dei principianti che non sanno ancora come gestire un documento su Word. Come dice stesso il nome, questo modello presenta una spaziatura fra le varie righe, il testo verrà scritto in Calibri con una dimensione del carattere di 11. Risulta essere l’ideale anche per chi vuole utilizzare uno stile formale senza però perder tempo nella formattazione della pagina.
Sono poi presenti documenti di grande utilità che vengono formattati per avere dei curriculum, delle lettere di presentazione, brochure per eventi o ristoranti e di relazioni finali.
Se tutti questi non dovessero bastare, ci sarebbe la possibilità di scaricarne di altri sul sito ufficiale di Microsoft.
Cosa fare prima di iniziare a scrivere su Word
Una volta scelto il modello, apparirà un’interfaccia chiara e pulita che presenterà tutti gli strumenti utili alla scrittura e la formattazione di un testo.
La prima cosa da fare sarà, nel caso in cui si scegliesse un documento vuoto (documento che non presenta né formattazione né impaginazione), decidere quale tipo di carattere utilizzare, vanno dai font più formali come il Calibri (è il carattere standard inserito nel documento) o il Times New Roman, ai più realistici come l’Edwardian Script ITC e altri ancora adatti a qualsiasi tipo di utilizzo.
La seconda scelta sta nella dimensione del testo, con un intervallo di grandezza che varia da 8 a 72. Queste due impostazioni saranno presenti nella schermata “Home” in alto a sinistra. In questa schermata vengono riportate tutte le funzioni principali di cui ha bisogno una persona per preparare un buon testo.
Dopo aver scelto il font, sempre nella schermata Home, vi sarà la possibilità di decidere come impaginare i vari paragrafi, definendo nel dettaglio il layout. L’impaginazione potrà essere allineata a sinistra, per una facilità di lettura, al centro, per dei testi più formali e, infine, a destra, questo allineamento viene utilizzato per degli incisi nei testi principali. È presente anche l’impaginazione “Giustificata” con la quale è stesso il programma a disporre in modo uniforme il testo.
Per ulteriori impostazioni, si può far riferimento alla scheda “Layout” in cui sarà possibile ottimizzare anche i vari rientri delle righe, le spaziature e i vari margini che il testo deve avere dal bordo.
L’ultima scelta da fare prima di iniziare a scrivere riguarda la decisione del colore. Infatti, a seconda del testo a cui ci stiamo riferendo (es. per il titolo è consigliato un colore più acceso rispetto al testo stesso per catturare l’attenzione del lettore).
Conclusione
Essendo un programma che viene spesso utilizzato in azienda, si parla sempre più frequentemente di serializzazione. Proprio per questo è importantissima una funzione come il “copia formato”. Essa permette di applicare automaticamente la formattazione realizzata a tutti i documenti in possesso.
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